Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.06.2025/Pykälä 97

khall 16.06.2025 § 97  

181/07.01.03/2025  

Valmistelija Hallintojohtaja Jere Markkanen

 Asiakirjahallinnon suunnittelija Paula Hakkarainen

 Suomen kunnissa toimii paikallisia kotiseutuarkistoja, joiden avulla turvataan paikallisen asiakirja-aineiston, paikallishistorian, kotiseudun kulttuuriperinnön sekä henkisen perinteen säilyminen tuleville sukupolville. Kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen perinne, saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tiedontarpeita. Kotiseutuarkistot toimivat paikallisena muistina ja ovat merkittävä paikallinen voimavara ja kulttuurihistoriallinen pääoma.

 Suomen Kotiseutuliitto on antanut suosituksen kotiseutuarkistoista 11.6.2024. Suosituksen tarkoituksena on tukea koko maan kattavan kotiseutuarkistoverkoston luomista ja toimintaa. Tavoitteena on kotiseutuarkistojen avulla turvata paikallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön sekä henkisen perinteen keruuta, tallentamista sekä asettamista tutkimuksen ja kansalaistoiminnan käyttöön. Kotiseutuarkistot säilyttävät merkittävää osaa Suomen paikallisesta kulttuuriperinnöstä. Ne ovat tärkeä perusta paikallisen historiatietoisuuden ja paikallisidentiteetin vahvistamiseksi ja hyödyntämiseksi. Kotiseutuarkistot toteuttavat paikallistasolla jokaisen oikeutta tulla muistetuksi. Ne myös tarjoavat yhdistyksille ja yksityishenkilöille mahdollisuuden tallettaa asiakirjallinen perintönsä tulevien sukupolvien tutkittavaksi ja koko kotiseudun hyväksi.

 Kotiseutuarkistojen merkitys on kasvanut erityisesti viime vuosina koko Suomessa, kun monia pitkään toimineita yhdistyksiä on lakkautettu ja useita kotiseututyötä tehneitä yksityishenkilöitä menehtynyt. Tällöin yhdistysten tai yksityishenkilöiden aineistoille ei enää välttämättä löydy säilytyspaikkaa. Tähän vaikuttavat merkittävästi myös yhdistystoimijoiden ikääntyminen, josta on seurannut runsaasti yhdistysten toiminnan lakkaamista, sekä Kansallisarkiston muuttunut kokoelmapolitiikka, jonka myötä Kansallisarkisto ei enää juurikaan vastaanota toimipisteisiinsä paikallishistoriallista asiakirja-aineistoa.

 Rautavaaran kunnassa ei ole virallisesti perustettu kotiseutuarkistoa. Naapurikunnissa, kuten Sonkajärvellä ja Sotkamossa, kotiseutuarkistot toimivat. Kunnan arkistotiloissa on kuitenkin vuosien ajan säilytetty myös yksityistä arkistoaineistoa. Osaltaan kyse on ollut arkistotilojen vuokraamisesta yksityisille toimijoille, mutta ilmeisesti aiempina vuosina kunnan haltuun on myös päätynyt lakanneiden toimijoiden arkistoaineistoa. Arkistotilaa on lisäksi vuokrattu erilaisin ehdoin aiempina vuosina ja ilmeisesti niistä arkistoaineistoista, joista ei ole saatu solmittua vuokrasopimusta on pyritty myös pääsemään eroon. Käytännössä tämä on ollut vaikeaa, sillä kyse on saattanut olla vuosia aiemmin lakanneista yhdistystoimijoista, joilla ei ole ns. juridista tai haltijaa omistajaa.

 Viime vuosina Rautavaaran kunta on vuokrannut arkistotiloja kunnanhallituksen 20.12.2021 § 261 päätöksen mukaisesti. Yksityiset toimijat ovat voineet vuokrata arkistotilaa (50,00 €/hm + ALV) viiden vuoden vuokra-ajalla. Kiinnostus vuokraukseen on ollut melko vähäistä ja vuokrauksen toteuttaminen ongelmallista, sillä useimmiten arkistotilaa tarvitsevat toimijat ovat jo lakanneita tai lakkaamassa olevia yhdistyksiä, kuolinpesiä tai muita toimijoita, joilta ei perustellusti voi odottaa vuokrasopimusten uusimista. Toisaalta Kansallisarkisto (entinen Arkistolaitos) on muuttanut kokoelmapolitiikkaansa ja ei enää pääosaltaan vastaanota paikallisia arkistoaineistoja, jonka vuoksi paikallinen kulttuuriperintö sekä paikallishistoria uhkaa kadota pysyvästi. Tämän vuoksi kunnan rooli paikallishistorian vaalijana on perusteltu ja kotiseutuarkiston perustaminen Rautavaaran kunnan arkistotiloihin olisi kokonaisuudessaan tilojen tehokasta hyödyntämistä, analogisen säilytystarpeen vähentyessä kunnan omien arkistoaineistojen osalta.

 Vuokrattua arkistotilaa on hyödyntänyt 9 rautavaaralaista yhteisöä (Rautavaaran lämpöosuuskunta, Rautavaaran Sydänyhdistys ry, Rautavaaran Invalidit ry, Rautavaaran Mielenterveysyhdistys Kipari ry, Rautavaaran Riistanhoitoyhdistys ry, Rautavaaran Kotiseutuseura ry, Suojärven vesiosuuskunta, Rautavaaran Raiku ry ja Kangaslahden kyläyhdistys ry) ja yhteisöjen käytössä arkistotilaa on ollut yhteensä 15 hyllymetriä. Näistä Rautavaaran lämpöosuuskunta on vuokrannut 5 hyllymetriä, muiden yhteisöjen vuokraaman hyllymetrimäärän jäädessä vähäisemmäksi. Kunnan saama tuotto arkistotilojen vuokraamisesta vuodesta 2021 eteenpäin on ollut yhteensä 750 euroa, lämpöosuuskunnan osuuden ollessa tästä 250 euroa. Kotiseutuarkiston perustamisen yhteydessä vuokrasopimukset jatkuisivat ennallaan sopimuksessa sovitun 5 vuoden määräajan, mutta asiakirjahallinnon suunnittelijalle varattaisiin mahdollisuus neuvotella arkistojen luovuttamisesta kotiseutuarkistolle joko vuokra-aikana tai viimeistään sen päättyessä.

 Vuokratun arkistotilan lisäksi kunnan arkistotiloihin on jo aiemmin päätynyt kotiseutuhistorian kannalta merkittävää aineistoa, esimerkiksi Rautavaaran mantaalikunnan ja Rautavaaran palovakuutusyhdistyksen arkistot 1800-luvulta eteenpäin, jotka on nähty säilyttämisen arvoiseksi ja kotiseutuhistorian kannalta merkittäväksi, mutta jolle ei voida tehdä arkistotilan vuokrasopimusta toimijoiden ollessa jo lakanneita. Arkistotilassa on lisäksi muutama hyllymetri Mannerheimin Lastensuojeluliiton Rautavaaran paikallisyhdistys ry:n aineistoja, joiden osalta ei ole peritty vuoden 2021 päätöksen mukaista tilavuokraa, ilmeisesti koska aineistot ovat päätyneet kunnan arkistotiloihin jo ennen päätöstä tilavuokran perimisestä. Näitä aineistoja on tämän vuoksi säilytetty arkistotiloissa käytännössä maksutta.

 Julkisen sektorin asiakirjahallinto ja arkistointi on muuttunut merkittävästi viime vuosina. Tiedonhallintalain (906/2019) 19 §:n mukaisesti viranomaisen pysyvästi säilytettävät ja arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat tulee säilyttää sähköisessä muodessa vuoden 2022 alusta. Mikäli asiakirjat ovat muodostuneet paperisina, ne tulee muuttaa sähköiseen muotoon. Uutta analogista (paperista) arkistoaineistoa kuntaan ei tämän vuoksi enää juurikaan muodostu ja paperiaineiston määrä on vähentynyt jo vuosia. Tämän vuoksi kunnan arkistotilojen käyttöaste ja kunnan oma arkistotilan tarve ei tule juurikaan kasvamaan, vaikka kunnan tuleekin arkistolainsäädännön mukaisesti vastata aiemmin muodostuneiden paperiasiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja pysyvään säilytykseen soveltuvian arkistojen ylläpidosta myös jatkossa.

 Rautavaaran kunnan toimintakenttä on lisäksi muuttunut merkittävästi hyvinvointialueiden aloitettua vuoden 2023 alusta ja sosiaali- ja terveystoimen palveluiden siirryttyä hyvinvointialueen järjestettäväksi. Hyvinvointialueiden perustamisen yhteydessä ns. voimaanpanolaissa (Laki sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta 616/2021) on säädetty sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisestä syntyneiden asiakirjojen siirtymisestä hyvinvointialueille. Lain 64 §:n mukaan kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat sekä kunnan hallinnassa olevat yksityisiltä palveluntuottajilta siirtyneet asiakas- ja potilasasiakirjat siirtyvät sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Asiakirjojen siirtymistä on valmisteltu pitkään ja Rautavaaran kunnan osalta siirtojen on tarkoitus toteutua elokuussa 2025.

 Hyvinvointialueelle toteutettavien siirtojen myötä kunnan arkistotiloihin tulee myös merkittävästi tyhjää tilaa, jota voidaan hyötykäyttää parhaiten kotiseutuarkisto perustamalla. Kustannusnäkökulmasta kunnan on joka tapauksessa ylläpidettävä arkistotiloja, joten niitä on järkevä myös hyödyntää kokonaisuudessaan. Kotiseutuarkiston perustamisesta ei synny muutoinkaan kustannusvaikutuksia, sillä arkiston toiminta voidaan toteuttaa jo olemassaolevin resurssien ja olemassaolevissa arkistotiloissa. Asiakirjahallinnon suunnittelijalle varataan toimintaohjeissa mahdollisuus päättää kotiseutuarkiston vastaanottamasta aineistosta ja pyrkimys on, että aineisto vastaanotetaan valmiiksi järjestettynä ja seulottuna, jolloin aineiston vastaanotto ei lähtökohtaisesti työllistä kunnan työntekijöitä tai viranhaltijoita merkittävällä tavalla.

 Valmistellun toimintaohjeen perusteella kotiseutuarkistoon voidaan asiakirjahallinnon suunnittelijan päätöksellä ottaa erityistapauksissa vastaan myös talletuksia (deponointeja), joista voidaan periä toimintaohjeen määrittämää arkistotilavuokraa. Vuokran määrä vastaisi tasoltaan aiemmin perittyä. Kotiseutuarkistoon on lähtökohtasesti järkevää vastaanottaa vain pysyvästi säilytettäväksi tulkittavaa, paikallishistorian kannalta merkittävää asiakirja-aineistoa. Talletus voisi tulla kyseeseen esimerkiksi erityisen merkittävän aineiston osalta, mikäli aineisto muuten uhkaisi päätyä hävitettäväksi. Toisaalta perustellusta syystä arkistotilaa voitaisiin edelleen vuokrata talletussopimuksella esimerkiksi määräajan säilytettävän kirjanpitoaineiston säilyttämiseen, vaikka lähtökohtaisesti kotiseutuarkisto ei tällaista aineistoa vastaanottaisi.

 Liitteenä Rautavaaran kotiseutuarkiston toimintaohjeen luonnos ja lahjakirjamalli käytettäväksi kotiseutuarkiston toiminnassa.

Vaikutusten arviointi Oheismateriaalina sähköisen kokouksen puolella.

Esittelijä Kunnanjohtaja Mikko Kärnä

Päätösehdotus 

Päätös