Hyvinvointilautakunta
Pöytäkirja 25.06.2025/Pykälä 61

Hyvltk 25.06.2025 § 61  

212/02.08.00/2025  

Valmistelija vs. hyvinvoinnin palvelualuejohtaja

 päiväkodin johtaja

Rautavaaran kunnan hallintosäännön 10 §:n kohdan 17 mukaan hyvinvointilautakunnan tehtävänä on päättää  tavaroiden ja palveluiden hankkimisesta ja myymisestä palvelualueellaan talousarvion

toimintavaltuuksien määräämissä rajoissa. Rautavaaran kunnan talousarvioon vuodelle 2025 on varattu määräraha varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan (investointiohjelman kohta 009363). Toiminnanohjausjärjestelmä joudutaan uusimaan, koska nykyinen järjestelmä on käytettävissä vuoden 2025 loppuun saakka.

Hyvinvoinnin palvelualue on käynyt markkinavuoropuhelua neljän (4) tunnetun varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän tarjoavan yrityksen kanssa. Yksi palveluntuottaja todettiin markkinavuoropuhelun perusteella annetun hinta-arvion perusteella muita kalliimmaksi. Tarjous pyydettiin ja saatiin kolmelta palveluntuottajalta. Tarjouksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta ja ylläpidosta ovat jättäneet Tiera Oy (TieraVesseli), Abilita (Päikky), TietoEvry Finland Oy (EdLevo).

Hankinnassa on voitu soveltaa kevennettyä hankintamenettelyä, koska hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa (60 000€).  Toistaiseksi tai määrittelemättömän ajan voimassa olevan sopimuksen arvon laskentaperiaatteena on käytetty käyttöönottokustannusten lisäksi ennakoitua kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa ja siten hankintaan ei sovelleta hankintalakia (Laki julkisista hankinnoista ja käyttösopimuksista 1397/2016 25 § ja 30 §).

Tulevalle Rautavaaran kunnan varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmälle on asetettu seuraavat toiminnan tason vaatimukset:

Järjestelmän tulee olla selkeä, johdonmukainen ja helppokäyttöinen sekä perheille että henkilöstölle. Järjestelmän täytyy toimia mobiililaiteella, eivätkä erilliset kirjautumiseen tarkoitetut osat ole tarpeellisia.  Järjestelmässä tulee olla vähintään seuraavat toiminnot: hakemukset päiväkotiin, palvelu- ja maksupäätös, tuloselvitys ja tulotietojen tarkistus, hoitoaikojen ilmoittaminen, tiedotteet sekä viestintä. Lisäksi asetimme vaatimukseksi järjestelmälle sen, että järjestelmässä on vähintään VTJ-integraatio, sekä Varda-integraatio. Katsoimme eduksi toiminnanohjausjärjestelmätoimittajan pitkän kokemuksen kyseisen toiminnanohjausjärjestelmän toimittamisesta sekä asiakkailta että varhaiskasvatushenkilöstöltä tulleen myönteisen palautteen.

Koulutoimi on vertaillut saadut tarjoukset edellä mainittujen kriteereiden mukaan. Kokonaistaloudellisesti edullisimman (käyttöönottokustannukset + käyttökustannukset 48 kk:n ajalta) edellä kuvatut toiminnantason vaatimukset täyttävän tarjouksen varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä (EdLevo) on tehnyt TietoEvry Finland Oy.

Tarjousten vertailupöytäkirja ja saadut tarjoukset ovat nähtävissä sähköisen kokouksen puolella.

Toimivalta: Hallintosääntö 10 § kohta 17

Vaikutusten arviointi -

Esittelijä Vs. hyvinvoinnin palvelualuejohtaja Silja Kavilo

Päätösehdotus

Päätös