Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.03.2024/Pykälä 31

khall 22.01.2024 § 9 

Valmistelija vs. hallintojohtaja, henkilöstösihteeri

Asiakirjahallinnon suunnittelija on ilmoittanut 8.1.2024 irtisanoutuvansa virastaan. KVTES:n VIII luvun 5 §:n 2 momentin mukaan viranhaltijan irtisanoessa virkasuhteensa tai työntekijän irtisanoessa työsopimuksensa, irtisanomisaika on vähintään 14 päivää, jos palvelussuhde on jatkunut enintään viisi vuotta.

Rautavaaran kunta julistaa haettavaksi asiakirjahallinnon suunnittelijan viran.

Asiakirjahallinnon suunnittelijan tehtävät

Asiakirjahallinnon suunnittelija johtaa ja kehittää asiakirjahallintoa, vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, hoitaa kunnan arkistoa ja kunnan kirjaamoa sekä toimii tiedonhallinnasta ja asiakirjahallinnosta vastaavana viranhaltijana. Asiakirjahallinnon suunnittelija päivittää tiedonohjaussuunnitelmaa tarpeen mukaan, laatii ja hyväksyy tiedonkäsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen sekä muut kunnan asiakirjahallintoon liittyvät ohjeet ja valvoo, että tehtävät hoidetaan niiden mukaisesti. Kunnassa on käytössä asianhallintajärjestelmä Dynasty, jonka pääkäyttäjänä suunnittelija toimii. Suunnittelija toimii myös tietosuojavastaavan varahenkilönä. Tiedonhallinnasta ja asiakirjahallinnosta vastaavan viranhaltijan tehtävät on kirjattu tarkemmin voimassa olevaan hallintosäännön § 131.

Kelpoisuusvaatimuksena on virkaan soveltuva korkeakoulututkinto, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto tai vastaavat opinnot sekä riittävä perehtyneisyys tehtävänalaan. Tehtävä edellyttää itsenäistä ja kehittävää työotetta, ajantasaista tietoteknistä osaamista ja yhteistyötaitoja sekä oma-aloitteisuutta ja kunta-alan tuntemusta.

Kyky asiakirjahallintoon liittyvien ongelmatilanteiden ratkomiseen, vastuulliseen, järjestelmälliseen ja itsenäiseen työskentelyyn katsotaan eduksi.

Palvelussuhteen ehdot ja palkkaus määräytyvät kunnallisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaisesti. Tehtäväkohtainen palkka on 2875,37 €/kk. Virassa noudatetaan 6 kuukauden koeaikaa.

Hallintosäännön § 54 mukaan kunnanhallitus valitsee ja haastattelee palvelualueellaan toistaiseksi voimassa olevaan palvelussuhteeseen valittavat viranhaltijat.

Oheismateriaalina luonnos hakuilmoituksesta, joka julkaistaan Kuntarekry.fi-palvelussa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Mikko Kärnä

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää

julistaa asiakirjahallinnon suunnittelijan viran haettavaksi Kuntarekry.fi-palvelussa. Hakemukset toimitetaan 11.2.2024 mennessä. Henkilöstöhallinto voi hyödyntää rekrytoinnissa myös muita kanavia, kuten erilaisia sosiaalisen median kanavia ja maksettua markkinointia.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.

khall 25.03.2024 § 31  

24/01.01.00/2024  

Valmistelija vs. hallintojohtaja

Asiakirjahallinnon suunnittelijan virka on ollut julkisesti haettavana ajalla 23.1.–11.2.2024. Määräaikaan mennessä virkaan tuli 7 hakemusta. Hakijoista 5 täytti viran kelpoisuusehdot.

Vakituisen viran kelpoisuusehtona on virkaan soveltuva korkeakoulututkinto, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto tai vastaavat opinnot sekä riittävä perehtyneisyys tehtävänalaan. Odotamme hakijalta itsenäistä ja kehittävää työotetta, ajantasaista IT-osaamista ja yhteistyötaitoja sekä oma-aloitteisuutta ja kunta-alan tuntemusta. Toivomme hakijalta ongelmanratkaisutaitoja, vastuuntuntoa, järjestelmällisyyttä ja kykyä itsenäiseen työskentelyyn.

Hallintosäännön § 54 mukaan palvelualuejohtaja valitsee haastatteluun kutsuttavat henkilöt. Haastatteluun kutsuttiin koulutuksen, työkokemuksen ja hakemuksen perusteella 4 hakijaa:

- tradenomi, Eila Seluska

- tradenomi (YAMK), Tanja Saarelainen

- FM, Jouni Pikka

- restonomi, Paula Hakkarainen

Hallintosäännön § 54 mukaan kunnanhallitus valitsee ja haastattelee palvelualueellaan toistaiseksi voimassa olevaan palvelussuhteeseen valittavat viranhaltijat.

Haastattelut toteutettiin keskiviikkona 6.3.2024. Kunnanhallitus painotti haastatteluun osallistumista läsnä, mutta myös Teams-haastattelu mahdollistettiin.

Kuntaliiton yleiskirjeen 15/2017 mukaisesti: "Hakijoiden yhteenvetotietojen kokonaisuuden julkaiseminen yleisessä tietoverkossa vaarantaisi perusteettomasti hakijoiden yksityisyyden suojaa. Yleensä tietojen julkaisuun näin laajasti ei ole perusteltua tiedottamisintressiäkään. Siten yhteenvetoja ei tule viedä yleiseen tietoverkkoon. Suositeltavaa on, että virkavaalipäätöksestä tiedotettaessa tietoverkossa tiedotetaan lähinnä virkaan valitusta, varalle valitusta ja vaalissa ääniä saaneista. Muita hakemuksen tietoja ei julkaista. Lisäksi todetaan esimerkiksi, että julkiset tiedot muista hakijoista ovat saatavilla kunnanvirastossa.”

Hakemusasiakirjat ja hakijayhteenveto ovat oheismateriaalina ja luottamushenkilöiden luettavissa sähköisen kokouksen puolella.

Lisäksi oheismateriaalina on Kuntarekry.fi-palvelussa julkaistu hakuilmoitus.

Esittelijä Kunnanjohtaja Mikko Kärnä

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää

valita kokonaisarvioinnin (koulutuksen, työkokemuksen, haastattelun ja henkilökohtaisten ominaisuuksien) perusteella asiakirjahallinnon suunnittelijan toistaiseksi voimassa olevaan virkasuhteeseen.

Valitulle laaditaan erillinen viranhoitomääräys. Palkkaus ja muut virkasuhteen ehdot määräytyvät kunta-alan yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaan (tehtäväkohtainen palkka tällä hetkellä 2 875,37 €). Virassa noudatetaan 6 kuukauden koeaikaa.

Terveydentilaa koskevaa selvitystä ei vaadita, koska työssä ei ole altisteita.

Virkaan valitun on 14 vuorokauden kuluessa valintapäätöksen tiedoksisaannista ilmoitettava viran vastaanottamisesta.

Päätös Kunnanhallitus päättää

valita asiakirjahallinnon suunnittelijan virkaan kokonaisarvioinnin (koulutuksen, työkokemuksen, haastattelun ja henkilökohtaisten ominaisuuksien) perusteella tradenomi (YAMK) Tanja Saarelaisen. Hänen kieltäytymisensä varalle kunnanhallitus valitsee kokonaisarvioinnin (koulutuksen, työkokemuksen, haastattelun ja henkilökohtaisten ominaisuuksien) perusteella restonomi Paula Hakkaraisen.

Tradenomi (YAMK) Tanja Saarelainen on kuitenkin 12.3.2024 tekemällään ilmoituksella kieltäytynyt viran vastaanottamisesta. Varalle valittu restonomi Paula Hakkarainen on 12.3.2024 ilmoittanut ottavansa tehtävän vastaan.

Palkkaus ja muut virkasuhteen ehdot määräytyvät kunta-alan yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaan (tehtäväkohtainen palkka tällä hetkellä 2 875,37 €). Viran täytössä noudatetaan 6 kuukauden koeaikaa.

Terveydentilaa koskevaa selvitystä ei vaadita, koska työssä ei ole altisteita.

Virkaan valitun on 14 vuorokauden kuluessa valintapäätöksen tiedoksisaannista ilmoitettava viran vastaanottamisesta.

Timo Tuovinen ei esteellisenä (osallisuusjäävi) osallistunut asian käsittelyyn ja päätöksentekoon.